Knowledge managment tzahi ben hagai

מתוך וויקי
גרסה מ־06:43, 5 ביוני 2013 מאת Tzahibh (שיחה | תרומות) (יצירת דף עם התוכן "‏03/06/2013 '''עבודה מסכמת – ניהול ידע בארגונים''' '''כללי''' # קרן שחף הינו קרן משפחתית קטנה המע...")

(הבדל) → הגרסה הקודמת | הגרסה האחרונה (הבדל) | הגרסה הבאה ← (הבדל)
קפיצה אל: ניווט, חיפוש

‏03/06/2013

עבודה מסכמת – ניהול ידע בארגונים

כללי

  1. קרן שחף הינו קרן משפחתית קטנה המעסיקה 5 עובדים: מנכ"לית, 2 מנהלי פרויקטים בשטח, מנהלת שותפויות ומנהלת משרד.
  2. הקרן מממנת פרויקטים חברתיים שמפעילים צעירים אשר מקדישים את חייהם לקידום שינוי חברתי בישראל. את הפרויקטים מלווים מנהלי הפרויקטים בשטח
  3. מערכת ניהול הידע בקרן בנויה על מערכת ניהול מסמכים סגורה הנמצאת על שרת. המערכת מסודרת בתיקיות בצורת עץ

הגדרת הבעיה

  1. שיתוף חלקי במערכת - עובדים לא מעלים  ידע ולא מושכים ידע מהמערכת- בעל השלכות רחבות  אי שימוש במערכת גורם לידע רב להישאר סמוי ולא מנוצל, ידע אשר הושקע בהפקתו והעלאתו למערכת לא מנוצל לתועלת הארגון. ניכרת תופעה  "המצאת הגלגל כל פעם מחדש" ואובדן ידע כאשר עובדים עוזבים.
  2. בזבוז משאבי זמן -  קושי באיתור ושליפה של מידע קיים, קושי לארגן, לקטלג ולנהל את המידע הקיים.
  3. בזבוז נכסי הידע של הארגון- נכסי הידע של הארגון לא מביאים ערך מספיק ולא בונים יתרון תחרותי בצורה מקסימלית .
  4. תת תרבות ונורמה "יותר לעשות ופחות לדבר (ולתעד)" -  למרות עמדה רשמית המעודדת תיעוד ושימור מידע כחלק מהמקצועיות של הארגון. התפתחה תת תרבות אשר מקדשת את העבודה בשטח אל מול עבודת משרד בכלל ותיעוד בפרט. "יותר לעשות פחות לדבר (ולתעד)"

ניתוח הגורמים לבעיה

  1. שיתוף חלקי במערכת
    1. העדר משיכה ושימוש בידע קיים (-(pull קושי לאתר את החומר הרלוונטי באופן אינטואיטיבי, חיפוש שדורש מיומנות. ריבוי תיקיות ותתי תיקיות במערכת.  קושי להיכנס מבחינה טכנית בגלל בעיית הרשאות, ידע לא מעודכן ולא רלוונטי
    2. העדר העלאה ועדכון ידע (push) – קושי למצוא את התיקייה הרלוונטית להעלאת הידע, קושי בחיבור מרחוק בגלל ניהול הרשאות מסורבל הדורש זמן רב ומפחית את אמינות השימוש במערכת, צורך להעלות ידע כאשר ברמת גימור מושלמת. מחייב השקעה רבה של זמן ביצירת הידע שיכול להיכנס למערכת.
  2. בזבוז משאבי זמן
    1. העדר טקסונומיה ארגונית -  העדר שפה משותפת מקשה על איתור ושליפה של החומר. יש פער בין השפה של אנשי השטח לבין השפה של מנהלת המשרד אשר מחזיקה במומחיות בניהול מאגר המידע ופותחת את רוב התיקיות.
    2. עומס תיקיות ותת תיקיות- חיפוש בעץ בעל תיקיות ותת תיקיות מרובות איטי ומעייף.
    3. שימוש בזמן אמת- ניהול הרשאות מסובך הדורש 2 סיסמאות על מנת להיכנס למערכת, קשיים בתקשורת עם השרת מקשים על משיכת מידע בזמן אמתבשטח.
  3. בזבוז נכסי הידע
    1. תהליך אסטרטגי- לא קיימת בארגון התייחסות אסטרטגית כוללת לבניית הידע וניהולו. חסר ניהול סדרי עדיפויות וחשיבות הידע להתפתחות הארגון.
    2. מבנה מאגר מידע והקצאת משאבים- חסר הקצאת משאבים לניהול הידע פיתוחו והטמעתו על פי סדרי העדיפויות שנקבעו בארגון. יש צורך לבנות מבנה אשר ישרת את האסטרטגיה ויתאים למאפייני הארגון וצרכיו.
  4. תת תרבות ונורמה "יותר לעשות ופחות לדבר (ולתעד)" ותחרות בין עובדים
    1. אפקטיביות נמוכה של שימוש במידע מאוחזר- לרוב הידע במערכתה מידע אינו מאוחזר, מעלים הרבה ידע שאינו מביא לתועלת ביחס להשקעה שבאלה שלו
    2. בניית תרבות של שיתוף- בניית תרבות של שיתוף ולא תחרות בין העובדים. עובדים אשר חוששים להביא את נכסי הידע שלהם לטובת הכלל בעקבות התחרות הפנים ארגונית.

התוויית עקרונות ודרכים לפתרון

כללי

  1. על מנת לקדם את תחום ניהול הידע בארגון ניתן לאמץ כל אחד מהמתווים לפתרון: 
    1. ביסוס הקיים ושיפורו באמצעות פתרונות טקטיים- במוקד הפעילות בלימת ההידרדרות במערכת ניהול הידע הקיימת באמצעות תשומות ניהוליות מינימליות כגון: חידוד ואכיפת נהלים קיימים, ביצוע פתרונות נקודתיים כגון: שיפור מבנה העץ במערכת, מינוי אחראי על התחום, שיפור פתרון טכנולוגי ואמינות המערכת לעובדי השטח  חיזוק נורמות של שיתוף ידע ושיתוף פעולה
    2. בניית מחדש של תחום ניהול הידע באמצעות מהלך אסטרטגי- בניית תחום ניהול הידע בצורה מותאמת לארגון- קיום תהליך אסטרטגי בטווח בינוני-קצר והטמעת התהליך האסטרטגי באופן מודולרי בהתאם לסדרי עדיפויות ומשאבי הארגון.
    3. שילוב פתרונות- בטווח הקצר, בלימת ההידרדרות של התחום ובניית תהליך אסטרטגי ומימושו בטווח הבינוני- ארוך. פתרון משולב יאפשר הטמעת התחום בליבת הארגון, שילוב התהליך בתכנית העבודה ארוכת הטווח של הארגון ומימוש הערכים המוספים של התחום לארגון וליבת פעילותו.

פתרונות במסגרת המהלך האסטרטגי

  1. תהליך אסטרטגי הנוגע לניהול ידע בארגון
    1. זיהוי נכסי הידע של הקרן
    2. זיהוי הנכסים אשר יוצרים ערך לקרן ופיתוח אסטרטגיה לניצולו
    3. בניית מערכת ארגון ידע שתשרת את מימוש הנכסים בצורה הטובה ביותר
    4. הטמעה ושיפור יעילות מתמדת על יד ניהול שוטף והקצאת משאבים לבניית התחום הן ברובד של התרבות הארגונית (ניהול שינוי, הטמעת ערכי שיתוף בידע וחשיבותו), הן ברובד הטכנולוגי (איפיון צרכים ובניית כלים טכנולוגיים) והן ברובד התהליכי (בניית ארגון לומד, נהלי עבודה, התמודדות עם שאלות קרדינאליות כגון: מי מזין ידע חדש? מי מתקף חומר שהוזן? כיצד יופץ הידע (push-pull)? כיצד יוצפו פערי ידע, מי יבצע מעקב אחר השימוש? מה הם מדדי השימוש?)
  2. בניית הטקסונומיה הארגונית
    1. יש להגדיר את מבנה התכנים בארגון, כך שישקפו את תחומי הליבה והשפה הארגונית ויאפשרו אפקטיביות, התמצאות ויכולת אחזור גבוהה של התכנים.
    2.  את כותרות התיקיות ניתן להגדיר על בסיס נושא.
    3. שפה כגורם מחבר-  יש לגשר על הפערים בין שפת השטח לבין שפת המטה במשרד. צריך להשקיע משאבים ביצירת שפה משותפת שתהיה בסיס לתקשורת ויצירת נורמות לשיתוף פעולה בין מטה לשטח.
    4.  בהגדרת התיקיות והמושגים בצורה פשוטה ברורה כאשר האפיון המרכזי הוא נושא.  כך שתיצור תחושת אחידות וסנכרון בין העובדים.
    5. הגדרה של תשומות ניהוליות לתחזוק שוטף של השפה.
  3. ניהול תהליכים בטווח הקצר
    1. תרבות שיתוף- השקעה בבניית תשתית של שיתוף. שיתוף של שטח-מטה ושיתוף שטח מול שטח. השקעה בבניית התשתית הערכית של השיתוף תאפשר מימוש התהליכים האסטרטגים והטקטיים.
    2. בניית פורמט מובנה – בניית פורמטים אחידים לתיעוד ושימוש בידע הנצבר. הפורמט יהיה בעל אופציות מובנות לאפיון המסמך. שימוש בפורמט יאפשר חיפוש ואיתור מהיר.
    3. שימוש במנועי חיפוש- התמקצעות צוות בשימוש במנוע חיפוש על בסיס אפיוני הפורמט והשפה הארגונית שתיווצר
    4. ניהול הרשאות- ניהול הרשאות פשוט וידידותי. מקסימום סיסמה אחת בדרך למאגר המידע.
    5. בניית עץ תיקיות שימושי- ההיררכיה של התיקיות אינה צריכה לעלות על 3 רמות עומק. כלומר שאין צורך ביותר משלושה "קליקים" כדי להגיע לפרטי המידע.
    6. יישום פתרון טכנולוגי לחיבור מהיר, אמין, בעל גמישות הפעלה מרחוק- שיפור הפתרון הקיים הן מבחינת המהירות העבודה, אמינות והיכולת לעבוד על מסמכים משותפים עם עמיתים. לבחון אפשרות להעלות את מאגר המידע ל"ענן". שיפור בתחום זה ייעל את עבודת אנשי השטח וייצר סנכרון עם המטה ועמיתים.